contoh surat resmi sekolah

Sekolahindonesia
Des, Kam, 2025

Artikel

Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap & Terstruktur

Surat resmi sekolah adalah dokumen formal yang digunakan untuk berkomunikasi antara pihak sekolah dengan pihak luar, seperti orang tua/wali murid, instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi lainnya. Penggunaan surat resmi ini penting untuk menjaga profesionalitas, kredibilitas, dan memberikan informasi yang jelas dan terstruktur. Artikel ini akan membahas berbagai contoh surat resmi sekolah, struktur penulisannya, tips praktis, serta kesalahan umum yang perlu dihindari.

Struktur Umum Surat Resmi Sekolah:

Setiap surat resmi sekolah harus memiliki struktur yang jelas dan konsisten. Berikut adalah elemen-elemen penting yang perlu diperhatikan:

Kop Surat (Kop Surat): Kop surat terletak di bagian paling atas surat dan mencerminkan identitas sekolah. Kop surat idealnya mencakup:
- Nama Sekolah (dengan huruf kapital dan ukuran yang lebih besar)
- Alamat Lengkap Sekolah (termasuk kode pos)
- Nomor Telepon Sekolah
- Alamat Email Sekolah
- Logo Sekolah (opsional, namun sangat dianjurkan)
- Website Sekolah (opsional)
Tanggal Surat: Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Format penulisan tanggal yang umum digunakan adalah: [Nama Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]. Contoh: Jakarta, 27 Oktober 2023.
Nomor Surat: Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan dan pelacakan surat. Format nomor surat biasanya mengikuti standar yang ditetapkan oleh sekolah. Contoh: 001/SMA-ABC/X/2023 (001: Nomor Urut, SMA-ABC: Kode Sekolah, X: Bulan (Romawi), 2023: Tahun).
Perihal/Hal: Perihal surat menjelaskan secara singkat tujuan dari surat tersebut. Contoh: Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Ekstrakurikuler.
Lampiran: Jika ada dokumen tambahan yang disertakan bersama surat, sebutkan jumlah lampiran. Contoh: Lampiran: 1 (satu) lembar.
Tujuan Surat (Penerima): Bagian ini mencantumkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Penulisan yang benar adalah:
- Yth. Bapak/Ibu [Nama Lengkap Penerima]
- [Jabatan Penerima]
- [Alamat Penerima]
Jika nama penerima tidak diketahui, gunakan:
- Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
- Kelas [Kelas Murid]
Salam Pembukaan: Salam pembuka digunakan untuk memulai surat dengan sopan. Salam pembuka yang umum digunakan adalah: “Dengan hormat,”
Isi surat: Isi surat merupakan bagian terpenting yang berisi informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau bertele-tele. Isi surat biasanya terdiri dari:
- Paragraf Pembuka: Menyampaikan maksud dan tujuan surat secara umum.
- Paragraf Isi: Menjelaskan detail informasi yang ingin disampaikan.
- Paragraf Penutup: Menyampaikan harapan atau tindakan yang diharapkan dari penerima surat.
Salam Penutup: Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan. Salam penutup yang umum digunakan adalah: “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika ditujukan kepada umat Muslim).
Tanda Tangan dan Nama Jelas: Bagian ini berisi tanda tangan pihak yang bertanggung jawab atas surat tersebut, diikuti dengan nama jelas dan jabatan. Contoh:

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas]

[Jabatan]
Tembusan (CC): Jika surat ini juga ditujukan kepada pihak lain sebagai informasi, cantumkan daftar tembusan di bagian bawah surat. Contoh: Tembusan: 1. Kepala Sekolah, 2. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan.

Contoh-Contoh Surat Resmi Sekolah:

Berikut adalah beberapa contoh surat resmi sekolah dengan berbagai tujuan:

Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah:

Kop Surat

[Tanggal Surat]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Study Tour

Lampiran:-

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas [Kelas Murid]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program kegiatan sekolah tahun ajaran [Tahun Ajaran]kami beritahukan bahwa sekolah akan mengadakan kegiatan Study Tour ke [Tujuan Study Tour] pada tanggal [Tanggal Mulai] s/d [Tanggal Selesai].

Kegiatan ini bertujuan untuk [Tujuan Kegiatan]. Biaya yang dibutuhkan untuk kegiatan ini adalah sebesar Rp [Jumlah Biaya] per siswa. Pembayaran dapat dilakukan mulai tanggal [Tanggal Mulai Pembayaran] s/d [Tanggal Akhir Pembayaran] melalui [Cara Pembayaran].

Untuk informasi lebih lanjut, Bapak/Ibu dapat menghubungi [Nama Guru/Staf Sekolah] di nomor telepon [Nomor Telepon Sekolah].

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas]

[Jabatan]
Surat Izin Tidak Masuk Sekolah:

Kop Surat

[Tanggal Surat]

Nomor: –
Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah

Lampiran:-

Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas [Kelas Murid]

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali murid dari:

Nomor: [Nama Murid]
Kelas: [Kelas Murid]
NIS: [Nomor Induk Siswa]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal Tidak Masuk] dikarenakan [Alasan Tidak Masuk].

Begitulah cara saya menyampaikan surat permohonan izin ini. Atas perhatian dan izin yang diberikan saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Orang Tua/Wali Murid]
Surat Undangan Rapat:

Kop Surat

[Tanggal Surat]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi

Lampiran:-

Yth. Bapak/Ibu [Nama Lengkap Penerima]
[Jabatan Penerima]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan persiapan kegiatan [Nama Kegiatan]kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
Waktu: [Waktu]
Tempat: [Tempat]
Agenda: [Agenda Rapat]

Mengingat pentingnya acara ini, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas]

[Jabatan]

Tips Praktis Menulis Surat Resmi Sekolah:

Gunakan Bahasa yang Formal dan Baku: Hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa sehari-hari.
Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Gunakan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sebagai referensi.
Gunakan Font yang Profesional: Gunakan font yang mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Arial, dengan ukuran font 12.
Cetak Surat dengan Kualitas Baik: Gunakan kertas berkualitas baik dan printer yang menghasilkan cetakan yang jelas.
Simpan salinan surat itu: Simpan salinan surat untuk keperluan arsip.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari:

Kop Surat Tidak Lengkap: Pastikan semua informasi penting tentang sekolah tercantum dalam kop surat.
Salah Penulisan Nama/Jabatan Penerima: Periksa kembali nama dan jabatan penerima surat untuk menghindari kesalahan.
Bahasa yang Tidak Jelas: Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
Kesalahan Tata Bahasa dan Ejaan: Periksa kembali surat sebelum dikirim untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa dan ejaan.
Tidak Menyertakan Tanda Tangan: Surat resmi harus ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab.
Format Surat yang Tidak Rapi: Pastikan format surat rapi dan profesional.

Dengan memahami struktur, contoh, tips praktis, dan kesalahan umum yang perlu dihindari, Anda dapat membuat surat resmi sekolah yang efektif, profesional, dan mudah dipahami. Penggunaan surat resmi yang baik akan meningkatkan citra sekolah dan memperlancar komunikasi dengan pihak luar.

Comments 0