cara bikin surat izin sekolah

Cara Bikin Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Contoh Praktis

Membuat surat izin sekolah adalah keterampilan penting bagi siswa dan orang tua. Surat izin diperlukan ketika siswa tidak dapat menghadiri kegiatan belajar mengajar karena alasan tertentu, seperti sakit, keperluan keluarga, atau acara penting lainnya. Surat izin yang baik harus jelas, ringkas, dan memberikan informasi yang cukup agar pihak sekolah dapat memahami alasan ketidakhadiran siswa. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang cara membuat surat izin sekolah yang efektif, termasuk format, contoh, dan tips penting.

Elemen-Elemen Penting dalam Surat Izin Sekolah

Sebuah surat izin sekolah yang lengkap dan profesional harus mencakup elemen-elemen berikut:

1. Tanggal Pembuatan Surat: Tanggal surat dibuat sangat penting karena memberikan informasi kronologis. Letakkan tanggal di bagian atas surat, biasanya di pojok kanan atas. Format tanggal yang umum digunakan adalah: [Tanggal] [Bulan] [Tahun]. Contoh: 15 Oktober 2023.

2. Tujuan Surat (Kepada Siapa Surat Ditujukan): Tuliskan dengan jelas kepada siapa surat tersebut ditujukan. Biasanya ditujukan kepada Kepala Sekolah atau Wali Kelas. Gunakan sapaan hormat seperti “Yth.” (Yang Terhormat) diikuti dengan jabatan dan nama penerima. Pastikan nama dan jabatan penerima surat ditulis dengan benar. Contoh: Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas]Wali Kelas [Kelas]

3. Identitas Siswa: Bagian ini berisi informasi lengkap mengenai identitas siswa yang bersangkutan. Informasi ini meliputi:

   • Nama Lengkap: Tuliskan nama lengkap siswa sesuai dengan akta kelahiran atau kartu pelajar.
   • Kelas: Sebutkan kelas siswa dengan jelas, termasuk tingkatan dan jurusannya (jika ada). Contoh: Kelas X-IPA 1.
   • Nomor Induk Siswa (NIS): NIS adalah nomor identifikasi unik yang diberikan kepada setiap siswa di sekolah. Pastikan NIS yang dicantumkan benar.

4. Alasan Izin: Ini adalah bagian terpenting dari surat izin. Alasan harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan jujur. Hindari alasan yang terlalu umum atau ambigu. Berikan detail yang cukup agar pihak sekolah memahami situasi yang terjadi. Contoh alasan yang umum:

   • Sakit: Jelaskan jenis penyakit yang diderita dan perkiraan lama sakit. Sertakan surat keterangan dokter jika memungkinkan.
   • Keperluan keluarga: Jelaskan keperluan keluarga yang mendesak, seperti menghadiri pernikahan saudara, mengunjungi kerabat yang sakit, atau keperluan administratif.
   • Acara Penting: Jelaskan acara penting yang diikuti, seperti lomba, seminar, atau kegiatan ekstrakurikuler di luar sekolah.
   • Kondisi Darurat: Jelaskan kondisi darurat yang menyebabkan siswa tidak dapat hadir, seperti bencana alam atau kecelakaan.

5. Lama Izin: Sebutkan dengan jelas berapa lama siswa akan izin dari sekolah. Tuliskan tanggal mulai dan tanggal berakhir izin. Contoh: Izin selama 2 hari, yaitu tanggal 16 Oktober 2023 sampai dengan 17 Oktober 2023.

6. Pernyataan Orang Tua/Wali: Surat izin harus ditandatangani oleh orang tua atau wali siswa. Ini menunjukkan bahwa orang tua/wali mengetahui dan menyetujui ketidakhadiran siswa. Sertakan nama lengkap orang tua/wali dan nomor telepon yang dapat dihubungi.

7. Tanda Tangan Siswa (Opsional): Beberapa sekolah mewajibkan tanda tangan siswa sebagai bukti bahwa siswa mengetahui pembuatan surat izin.

Format Surat Izin Sekolah yang Baik

Berikut adalah format surat izin sekolah yang umum digunakan:

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas],
Wali Kelas [Kelas]
[Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali dari siswa:

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS: [NIS Siswa]

memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal [Tanggal Mulai Izin] sampai dengan [Tanggal Berakhir Izin] karena [Alasan Izin].

Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Orang Tua/Wali Murid,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
No. Telp: [Nomor Telepon Orang Tua/Wali]

(Opsional: Tanda Tangan Siswa)
[Tanda Tangan Siswa]
[Nama Lengkap Siswa]

Contoh Surat Izin Sekolah karena Sakit

Jakarta, 15 Oktober 2023

Yth. Ibu Ani Suryani, S.Pd,
Wali Kelas X-IPA 2
SMA Negeri 8 Jakarta

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya selaku orang tua dari siswa:

Nama Lengkap: Budi Santoso
Kelas: X-IPA 2
NIS: 12345

memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal 16 Oktober 2023 dan 17 Oktober 2023 karena sakit demam. Saya sudah membawa Budi ke dokter dan disarankan untuk istirahat di rumah. (Terlampir surat keterangan dokter).

Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatian Ibu saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Orang Tua/Wali Murid,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

Dra. Rina Lestari
No. Telp: 081234567890

(Opsional: Tanda Tangan Siswa)
[Tanda Tangan Siswa]
Budi Santoso

Contoh Surat Izin Sekolah karena Keperluan Keluarga

Surabaya, 15 Oktober 2023

Yth. Bapak Drs. Bambang Susilo,
Kepala Sekolah
SMP Negeri 5 Surabaya

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya selaku wali dari siswa:

Nama Lengkap: Siti Aminah
Kelas: IX-C
NIS: 67890

memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal 16 Oktober 2023 karena harus menghadiri pernikahan saudara di luar kota.

Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatian Bapak saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Wali Murid,

[Tanda Tangan Wali Murid]

Bapak Joko Widodo
No. Telp: 085678901234

(Opsional: Tanda Tangan Siswa)
[Tanda Tangan Siswa]
Siti Aminah

Tips Membuat Surat Izin Sekolah yang Efektif

• Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa sehari-hari. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
• Tulis dengan Jelas dan Ringkas: Hindari kalimat yang berbelit-belit. Sampaikan informasi secara langsung dan mudah dipahami.
• Berikan Alasan yang Jujur: Jangan berbohong mengenai alasan izin. Kejujuran akan membangun kepercayaan antara siswa, orang tua, dan pihak sekolah.
• Sertakan Bukti Pendukung (Jika Ada): Jika alasan izin memerlukan bukti, seperti surat keterangan dokter atau surat undangan, sertakan lampiran tersebut bersama dengan surat izin.
• Periksa Kembali Surat Izin: Sebelum menyerahkan surat izin, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewat.
• Serahkan Surat Izin Tepat Waktu: Usahakan untuk menyerahkan surat izin sebelum siswa absen. Jika tidak memungkinkan, serahkan sesegera mungkin setelah siswa kembali masuk sekolah.
• Komunikasikan dengan Pihak Sekolah: Jika ada hal-hal yang perlu dikomunikasikan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi wali kelas atau pihak sekolah.

Dengan mengikuti panduan dan tips di atas, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan profesional. Surat izin yang baik akan membantu siswa untuk mendapatkan izin yang diperlukan dan menjaga hubungan baik dengan pihak sekolah. Ingatlah bahwa komunikasi yang baik antara siswa, orang tua, dan sekolah sangat penting untuk kelancaran proses belajar mengajar.